Jak zorganizować konferencję?

Okres ziomowo-jesienny zachęca wiele branż do zorganizowania swoich wydarzeń, eventów, konferencji. Przygotowanie każdego takiego spotkania to długotrwały i pracowity proces, powiązany z podejmowaniem nowych wyzwań.

Jak zorganizować atrakcyjną, a jednocześnie rentowną konferencję?

Konferencja to bardzo unikatowe medium przekazywania wielu cennych informacji. Zorganizowanie jej jest szczególnie istotne, gdy dana firma wprowadza na rynek nowe produkty bądź usługi.

Konferencja jest niezastąpionym sposobem na komunikację z innymi ludźmi, zarówno z przedstawicielami handlowymi jak i kolegami z pracy.

Konferencja integruje ludzi z różnych części kraju i daje im możliwość zaprezentowania swoich poglądów i opinii.

Kompetentni organizatorzy

Wysoka jakość spotkania związana jest z doświadczeniem i kompetencjami osób podejmujących się jego zorganizowania. Przygotowanie udanego zebrania konferencyjnego wymaga zaangażowania wielu środków i sporej grupy ludzi. W zależności od charakteru wydarzenia i jego wielkości, czas, który zostanie przeznaczony na organizację eventu może objąć od kilku dni do nawet kilku miesięcy.

Koncepcja

Na początku warto określić profil wydarzenia i liczbę uczestników. Motyw przewodni spotkania powinien zainteresować potencjalnych gości i odpowiadać na aktualne potrzeby rynku. To od jego wyboru zależeć będzie to, kto z prelegentów zostanie zaproszony. Poza tematyką, równie ważne jest określenie grupy docelowej – do kogo kierowana jest konferencja, na czyjej obecności najbardziej zależy organizatorom oraz jaka frekwencja będzie satysfakcjonująca. Profil gości świadczy o tematyce spotkania.

Odpowiednia lokalizacja

To, czy nasze wydarzenie spotka się z uznaniem i cieszyć się będzie szczerym powodzeniem, w dużej mierze zależy od miejsca, w którym zostanie ono zaaranżowane. Lokalizacja ma ogromne znacznie tak dla organizatora, jak i uczestników eventu. Przykładem idealnego miejsca, które odpowie na potrzeby wszystkich zainteresowanych jest biuro na godziny we Wrocławiu. Standard miejsca i wygląd, do którego zaproszeni zostaną goście świadczyć będzie o guście organizatorów oraz prestiżu całego wydarzenia.

Jasny harmonogram

Bardzo pomocne jest opracowanie scenariusza konferencji. Może zawierać on tylko ogólne ramy czasowe, a może też uwzględniać jak najwięcej szczegółów. Drugi rodzaj lepiej sprawdzi się w przypadku organizacji bardziej złożonego wydarzenia. Ponadto – stworzenie harmonogramu. Jest to równie ważny krok, który ułatwi wyznaczenie wszystkich terminów, na przykład tych związanych z opracowaniem projektu, wysłaniem zaproszeń czy wyprodukowaniem materiałów eventowych.

Kosztorys

Budżet, którym dysponują organizatorzy, powinien być odpowiednio rozdysponowany. Zadanie to ułatwić może sporządzenie kosztorysu. W momencie, gdy zaplecze finansowe jest ograniczone, już na tym etapie możliwe będzie podjęcie decyzji o tym, które z elementów są najważniejsze, a z których można zrezygnować. Tworząc kosztorys warto założyć dodatkowa kwotę, która będzie zapleczem na nieprzewidziane wydatki.

Diabeł tkwi w szczegółach

Zawsze należy zwracać uwagę na drobiazgi. Pozwoli to uniknąć niechcianych błędów. W czasie konferencji na bieżąco należy kontrolować jej przebieg, a w razie nieprzewidzianych problemów, warto poprosić o pomoc opiekuna wynajętego obiektu. Nawet, gdy wydarzy się coś negatywnego, trzeba zachować spokój i nie dać poznać po sobie, że coś poszło nie po myśli.

Atrakcje towarzyszące

Nieważne czy w małej czy dużej sali – program rekreacyjno-rozrywkowy ma istotne znaczenie. To właśnie w tych mniej formalnych momentach, ludzie poznają się ze sobą bliżej, wymieniają swoje doświadczenia, idee i poglądy. Wspólne przeżycia zbliżają ich do siebie i łączą w mocne zespoły. Jest wiele form rozrywki, z których można skorzystać podczas konferencji i należy je odpowiednio wyważyć z czasem na odpoczynek.

Wycieczki

Interesujący program turystycznych wycieczek, umili konferencyjnym gościom czas, po całodziennych zajęciach i da możliwość odwiedzenia nieznanych dotąd miejsc regionu. Każdy program powinien być stworzony z myślą o konkretnych potrzebach uczestników, z oczywistym uwzględnieniem budżetu, zainteresowań i ogólnego profilu grupy.

Aktywizacja

W wolnych od obrad chwilach, warto wprowadzić różne formy aktywności, które będą w stanie zaspokoić nawet tych najbardziej wymagających. Można zorganizować:

• integracyjne gry – miejskie, terenowe, integracyjne, strategiczne;
• sporty wodne;
• atrakcje lotnicze;
• degustacje – potraw, win;
• lekcje gotowania;
• rożnego rodzaju wyzwania i przygody – skok na bungee, zjazdy na linie, kulig, wspinaczkę, strzelanie z łuku, grę w golfa.

Imprezy

Integralną częścią każdej konferencji jest towarzysząca jej tematyczna impreza wieczorowa. Możne być to:

• elegancki bankiet;
• energetyczny koncert;
• nietypowe spotkanie towarzyskie;
• wytworna kolacja;
• wieczorne zwiedzanie miasta.

Organizacja profesjonalnej konferencji jest niezwykle wymagającym zadaniem. Jednak jego realizacja daje ogromną satysfakcję tak organizatorom jak i uczestnikom całego wydarzenia.